Kaufmännischer Schriftverkehr und Büroorganisation

Bereich: Kaufmännische Qualifizierungen
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Grundsätzliche Informationen

Zielgruppe: Teilnehmende mit Interesse an kaufmännisch-verwaltenden Berufsbildern

Zugangsvoraussetzung: Hauptschulabschluss und/oder verwaltungs-technische oder kaufmännische Berufserfahrung

Maßnahmeziel:
Erlernen der Führung eines ordnungsgemäßen kaufmännischen Schriftverkehrs unter Berücksichtigung der aktuellen Normen. Erwerb von Kenntnissen der optimale Organisation bürowirtschaftlicher Abläufe.

Einstieg: Immer jeden Montag möglich.

Dauer: 80 Ustd.

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Niedersachsen: 0551 43 099

Thüringen: 03632 70 58 18

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Kaufmännischer Schriftverkehr und Büroorganisation

Der Geschäftsbrief nach DIN 5008

  • Normen der Briefgestaltung
  • Formulierungsmöglichkeiten

Die Anfrage

  • Kaufmännische und rechtliche Bedeutung
  • Die Briefgestaltung
  • Der Anfragebrief

Das Angebot

  • Kaufmännische und rechtliche Bedeutung
  • Die Briefgestaltung
  • Das unverlangte Angebot
  • Der Werbebrief
  • Das verlangte Angebot
  • Der Angebotsbrief

Die Bestellung

  • Der Bestellbrief
  • Die Bestellungsannahme

Kaufvertragsstörungen

  • Lieferverzug
  • Annahmeverzug
  • Zahlungsverzug
  • Mängelrüge

Kommunikation und Kooperation im Büro und Bürokoordination

  • Mündliche und schriftliche Kommunikation zu verschiedenen Anlässen
  • Verhalten im Büro, Umgang mit Partnern
  • Kommunikationsregeln „Knigge“
  • Kommunikationsstörungen
  • Arbeitsablauf und Zusammenarbeit organisieren, Aufgaben kooperativ lösen
  • schriftliche Infos sichten, verteilen und bearbeiten und Auskünfte erteilen

Büroorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe

  • Aufgaben und Bedeutung der Büroorganisation
  • Vorbereitung von Gesprächen und Besprechungen
  • Bürotätigkeiten planen und durchführen
  • Büromaterial, Postbearbeitung, Registratur und Ablage
  • Besprechungen vorbereiten
  • Terminplanung, Veranstaltungen, Geschäftsreisen
  • Protokolle

Organisation des Arbeitsplatzes

  • wichtige Vorschriften für Büroarbeitsplätze beachten z. B. Arbeitsstättenverordnung, Unfallverhütungsvorschriften, Richtlinien der Berufsgenossenschaften
  • Möglichkeiten der Arbeitsplatz- und Arbeitsraumgestaltung unter Berücksichtigung ergonomischer Grundsätze
  • Arbeitszeitformen
  • Gleitzeiten, Kernzeiten, Schichtzeiten
  • Richtlinien für Arbeitsplatzbeschreibungen
  • Erkennen von Einflussmöglichkeiten auf die Arbeit z. B. Vorschlagswesen, Verbesserungsvorschläge, Definition von Problemen, Zielformulierungen und Lösungsmöglichkeiten
  • Arbeits- und Organisationsmittel wirtschaftlich und ökologisch einsetzen

Praxisbezogene Erstellung von kaufmännischen Schriftstücken und Formularen

  • Geschäftsbriefe
  • Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung,
  • Rechnung
  • Kassenbuch
  • Postein- und Postausgangsbuch
  • Rechnungsein- und –ausgangsbuch
  • Gesprächsnotizen
  • Protokolle
  • Dokumentvorlagen

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